Η σημασία του αρχείου έγινε αντιληπτή αρκετά νωρίς, ήδη από τα χρόνια του Μεσαίωνα, και αφορούσε σχεδόν αποκλειστικά τα πεδία των θεσμών διοίκησης και εξουσίας· δηλαδή, των βασιλικών Αυλών και της Εκκλησίας. Οι δύο αυτοί θεσμοί, οι οποίοι κυβερνούσαν αποκλειστικά την Ευρώπη στα χρόνια του Μεσαίωνα, βασίζονταν σε δαιδαλώδη γραφειοκρατία προκειμένου να ασκήσουν το διοικητικό και εκτελεστικό τους έργο. Η Ευρώπη, μέχρι τις μέρες μας, βασίζει τη δημοκρατική της υπόσταση σε αυτή την πολύπλοκη, όσο και απαραίτητη, γραφειοκρατία. Ακριβώς αυτή η υπερδιόγκωση των γραφειοκρατικών διαδικασιών ήταν που ώθησε την Εκκλησία και την κρατική διοίκηση να δημιουργήσουν αρχεία. «Τα αρχεία ερμηνεύονται ως δείκτες και κινητήριος δύναμη του κοινωνικού εξορθολογισμού και της διοικητικής αποτελεσματικότητας.»¹ Κοινώς, η δημιουργία αρχείων καθιερώθηκε ως βασική προϋπόθεση για τη διακυβέρνηση και τη διοίκηση ενός τόπου, με αποτέλεσμα την εγκαθίδρυση μιας αρχειακής κουλτούρας σε θεσμούς όπως τα δικαστήρια, τα μοναστήρια και οι δημοτικές Αρχές της Ευρώπης. Η αρχειακή αυτή κουλτούρα σταδιακά έθρεψε την ανάγκη για συγκρότηση αρχείων και σε άλλα πεδία, πέραν της διοίκησης, όπως η λογοτεχνία, η μουσική και το θέατρο. Έτσι προέκυψε η ιδέα ότι τα γραπτά τεκμήρια μπορούν και πρέπει να προστατεύονται· και η ιδέα αυτή έγινε εφεξής κοινό κτήμα της Δυτικής κουλτούρας.²

Σχεδόν όλα τα γραπτά τεκμήρια μπορούν δυνητικά να αρχειοθετηθούν, συνθέτοντας έτσι έναν πολιτισμό, ο οποίος στηρίζεται στα αρχεία του: διοικητικά έγγραφα, διπλωματικά έγγραφα, συμβολαιογραφικά έγγραφα, στρατιωτικά κατάστιχα, ημερολόγια, οικογενειακά αρχεία, αρχεία αλληλογραφίας, λογοτεχνικά ή καλλιτεχνικά αρχεία. Όλες οι εκφάνσεις των γραπτών πολιτισμικών αποτυπώσεων δυνητικά αρχειοθετούνται. Η εντατική χρήση και ταξινόμηση των γραπτών πηγών, εξάλλου, είχε ως αποτέλεσμα θεμελιώδεις αλλαγές στον ευρωπαϊκό κόσμο, από τον Μεσαίωνα έως τις μέρες μας. Καταρχάς, οι ηγεμονικές Αυλές και η Εκκλησία γέμισαν από γραφείς και αντιγραφείς, με αποτέλεσμα να προβλεφθούν και αντίστοιχοι χώροι εργασίας: τα γραφεία. Δεύτερον, η εντατικοποίηση των γραφειοκρατικών και αρχειοθετικών ενασχολήσεων λειτούργησε καταλυτικά ως προς τη δημιουργία μιας ορισμένης εργασιακής ρουτίνας, δηλαδή συγκεκριμένου ωραρίου μέσα στο οποίο απασχολούνταν οι γραφείς και οι αρχειονόμοι. Τέλος, επινοήθηκαν νέοι τρόποι διατήρησης και οργάνωσης του γραπτού υλικού. Η τεχνολογία της αρχειονομίας έτρεχε με γοργούς ρυθμούς, ιδιαίτερα από τα χρόνια της Αναγέννησης και έπειτα.

Σύντομα, η αρχειακή κουλτούρα είχε εμποτίσει τόσο τις διοικητικές όσο και τις ιστοριογραφικές πρακτικές της Ευρώπης. Η ταξινόμηση και η διατήρηση διοικητικών εγγράφων ως ιστορικών τεκμηρίων ήταν μια πραγματικότητα ήδη από τις αρχές του 17ου αιώνα, βάσει της οποίας γεννήθηκε η ανάγκη για συστηματοποίηση και θεωρητικοποίηση των ίδιων των διαδικασιών ταξινόμησης και διατήρησης. Η αρχειοθέτηση ξεκίνησε να παίρνει χαρακτηριστικά συγκεκριμένης πρακτικής και επιστήμης, ενώ τα αρχεία μετατράπηκαν σε θεσμούς. Οι πρακτικές και οι θεσμοί αυτοί αποτέλεσαν προνομιακό πεδίο ερμηνευτικών θεωριών, οι οποίες εκφράστηκαν με τη μορφή θεωρητικών μελετών πάνω στα αρχεία, ήδη από τα μέσα του 17ου αιώνα. «Η αυξανόμενη φιλολογία που αφορούσε τα αρχεία, τους προσέδωσε πολιτισμικό κύρος. Έτσι, τα αρχεία ενσωματώθηκαν, για παράδειγμα σε ιστορικές αφηγήσεις, σε πολιτικές θεωρίες και στο δημόσιο δίκαιο.»³ Το πρώτο έργο-οδηγός για την ταξινόμηση ενός αρχείου υπήρξε το Von der Registratur του Γερμανού αρχειονόμου Jacob von Ramingen (1510-1582), το οποίο εκδόθηκε το 1571. Θεμελιώδη πρώιμα έργα για την επιστήμη της αρχειονομίας είναι και τα συγγράμματα των Ιταλών Albertino Barisoni, De archivis commentarius (1630), και Baldassare Bonifacio, De archivis liber singularis (1632). Εφόσον από τις αρχές του 17ου αιώνα εκπονούνται θεωρητικά έργα για την πρακτική της αρχειονομίας, είναι φανερό ότι τα αρχεία από νωρίς λογίζονται ως πολιτισμικά αγαθά σημαντικής ιστορικής αξίας. Στα τέλη πια του ίδιου αιώνα και στις αρχές του 18ου, τα ανάλογα θεωρητικά έργα-οδηγοί πληθαίνουν, δημιουργώντας ένα ξεχωριστό είδος, ενώ δημόσια και ιδιωτικά αρχεία συγκροτούνται, διατηρούνται και μελετώνται σταδιακά, σχηματίζοντας ένα προνομιακό πολιτισμικό πεδίο βαρύνουσας ιστορικής σημασίας.

Jacob von Ramingen, Von Der Resistratum, Bayerische Staatsbibliothek, https://www.digitale-sammlungen.de/en/view/bsb10984930?page=1.

Σε μια Ευρώπη, η οποία βρισκόταν διαρκώς εν κινήσει και συνήθως σε κατάσταση πολέμου, έπρεπε να διασφαλιστεί ότι τα ίχνη του γραπτού πολιτισμού (από διοικητικά έγγραφα έως λογοτεχνικά κείμενα) θα έβρισκαν σταθερούς χώρους διατήρησης και αποθήκευσης, ώστε να διασωθούν. Με αυτή την οπτική, τα αρχεία ναι μεν εμπεριέχουν το παρελθόν, αλλά προσβλέπουν πάντα στο μέλλον. Η διάσωση και η συντήρηση ενός αρχείου είναι μια πράξη στην ουσία της ανθρωπιστική, καθώς το αρχείο δεν αποτελεί ένα απλό καθρέφτισμα του παρελθόντος, αλλά μια δημιουργική πολιτισμική τεχνολογία, η οποία διαμορφώνει και καθορίζει τη συλλογική μνήμη.⁴

Από τον 19ο αιώνα και μετά, με την ανάδυση των εθνών-κρατών και τη σταδιακή αξιοδότηση της πληροφορίας, τα αρχεία θα μετατραπούν σε αναπόσπαστο κομμάτι της φυσιογνωμίας και της πολιτιστικής κληρονομιάς κάθε έθνους-κράτους. Οι αρχειακές συλλογές απαιτούν τον δικό τους ξεχωριστό χώρο, συγκροτούνται και ταξινομούνται βάσει αυστηρών αρχειονομικών κανόνων, ενώ το ζήτημα της προσβασιμότητας έρχεται δυναμικά στο προσκήνιο.