Βασικό μέλημα των αρχειονόμων είναι η διατήρηση της ιστορικότητας κάθε αρχείου. Πώς, πότε και από ποιον συγκροτήθηκε ένα αρχείο; Πώς έφτασε στα χέρια μας; Ως συλλογές φυσικών αντικειμένων, τα αρχεία φέρουν τη δική τους ιστορία, η οποία σχετίζεται όχι μόνο με την παραγωγή τους, αλλά και με τη διαχείρισή τους, καθώς και με τις διάφορες χρήσεις τους. Κατά κάποιον τρόπο, ως φυσικό αντικείμενο, το αρχείο έχει τη δική του «βιογραφία», που περιλαμβάνει την παραγωγή, τις ανταλλαγές και τις χρήσεις του αρχειακού υλικού, και η οποία διαδραματίζεται σε ποικίλα κοινωνικά και θεσμικά πλαίσια.¹ Η συνήθως πολυστρωματική ιστορία ενός αρχείου και οι διαδρομές του μέσα στον ιστορικό χρόνο αποτελούν κεντρικά διακυβεύματα της αρχειονομικής επιστήμης. Εφόσον η ιστορία αυτή μπορεί να ανασυγκροτηθεί, σε συνδυασμό με τη συστηματοποίησή του βάσει αυστηρών κανόνων ταξινόμησης, το αρχείο πρέπει να ανοιχτεί σε κοινή χρήση. «Το αρχείο δεν περιορίζεται στα “παλαιά ή σημαντικά έγγραφα”, ούτε σχετίζεται υποχρεωτικά με σπουδαία πρόσωπα ή σημαντικά ιστορικά γεγονότα. Αρχειακό υλικό παράγεται διαρκώς από την κάθε είδους ανθρώπινη δραστηριότητα σε προσωπικό ή συλλογικό επίπεδο. Το αρχείο κάθε φυσικού ή νομικού προσώπου χρησιμεύει για τη διαχείριση των υποθέσεών του, την απόδειξη των ενεργειών του και τη διασφάλιση των δικαιωμάτων του, ενώ σε δεύτερη φάση ενδέχεται να αποδειχτεί χρήσιμο για τον μελλοντικό ερευνητή.»²

Με αυτή την προοπτική συνεχώς παρούσα, η ψηφιοποίηση αρχειακών τεκμηρίων και η συγκρότηση ψηφιακών αρχείων στην εποχή μας δεν προκύπτει αποκλειστικά από μια αναγκαιότητα περί εκσυγχρονισμού ούτε φυσικά ακυρώνει την υλικότητα του αρχείου. Καταρχάς, ο ψηφιακός πολιτισμός αναδεικνύει την υλικότητα του αρχείου, το σώμα του, για παράδειγμα, μέσω της αναπαραγωγής κάθε εγγράφου σε αντίγραφα υψηλής ευκρίνειας και των δυνατοτήτων πολλαπλής εστίασης που προσφέρει, μέσα από την οθόνη του υπολογιστή και με τη χρήση ειδικών εργαλείων θέασης. Δεύτερο, και σημαντικότερο, η ψηφιακή συλλογή ενός αρχείου λύνει –τουλάχιστον δυνητικά– το θέμα της ελεύθερης πρόσβασης σε αυτό. Ο προσωπικός υπολογιστής του καθενός μας –όπως και άλλες συναφείς συσκευές– γίνεται η πολυπόθητη κάρτα εισόδου στον χώρο του αρχείου. Η ηχώ από τις «αίθουσες» του κυβερνοχώρου έχει δώσει μια εντελώς νέα διάσταση στην έννοια του αρχείου³ και αυτό οφείλεται στους νέους τρόπους θέασης των τεκμηρίων –η λεγόμενη «ψηφιακή ορατότητα»– μέσω της διασυνδεσιμότητας του υλικού. Διότι, η ψηφιακή συλλογή ενός αρχείου παρέχει τη δυνατότητα του σχεδιασμού μιας βάσης δεδομένων που θα είναι αναζητήσιμη και υπομνηματισμένη, επομένως οι πληροφορίες γύρω από τα τεκμήρια του αρχείου συνυπάρχουν με τις πληροφορίες που δίνουν τα ίδια τα τεκμήρια σε εκείνον που τα διαβάζει. Με αυτό τον τρόπο δημιουργούνται πλέγματα σχέσεων και αμφίδρομες ανταποκρίσεις ανάμεσα στις πρωτογενείς και τις δευτερογενείς πληροφορίες, τα οποία αναδιαμορφώνουν τη σχέση του αρχείου με τον ενδιαφερόμενο χρήστη (ειδικό ερευνητή ή μη). Ο χρήστης πλέον αποκτά μια δυναμική σχέση με το υλικό που αναζητά και, μέσω του διασυνδεδεμένου αυτού υλικού, μπορεί να θέσει πολλαπλά ερωτήματα, καθώς τα κριτήρια αναζήτησης και η περιγραφή της πληροφορίας λειτουργούν ως μέσα παραγωγής νέας γνώσης.